○石橋地区消防組合個人情報保護条例事務取扱要領

平成23年4月1日

訓令第6号

(趣旨)

第1条 この要領は、別に定める場合のほか、石橋地区消防組合個人情報保護条例(平成23年石橋地区消防組合条例第2号。以下「条例」という。)に係る事務取扱について必要な事項を定めるものとする。

(事務分掌)

第2条 個人情報の開示等請求に関する事務を効率的かつ適切に行うため、次の事務を分掌する。

2 総務課において行う事務は、次のとおりとする。

(1) 個人情報の開示、訂正等についての相談及び案内に関すること。

(2) 個人情報取扱事務登録簿(検索資料)の整備及び閲覧に関すること。

(3) 保有個人情報開示請求書、保有個人情報訂正請求書及び保有個人情報利用停止請求書の受付及び収受並びに決定及び通知に関すること。

(4) 開示の実施及び費用の徴収に関すること。

(5) 保有個人情報開示審査請求書、保有個人情報訂正審査請求書及び保有個人情報利用停止審査請求書の受付及び収受並びに開示の実施に関すること。

(6) 石橋地区消防組合情報公開・個人情報保護審査会の諮問及び開催に関すること。

(7) 個人情報保護についての連絡調整に関すること。

(8) 運用状況の公表に関すること。

(9) 訂正又は利用停止の実施に関すること。

(個人情報取扱事務の登録)

第3条 条例第7条第1項の規定により、個人情報の保管等に係る事務を新たに開始する場合に関する事務は、次のとおり行う。

(1) 個人情報取扱事務登録簿の作成及び提出

個人情報取扱事務登録簿は、総務課が作成し、保管する。

(2) 個人情報取扱事務登録簿の閲覧

個人情報取扱事務登録簿は、総務課に備え付け、住民の閲覧に供する。

2 条例第7条第2項又は第5項の規定により、個人情報取扱事務登録簿に記載された事項を変更する場合又は登録事項を廃止した場合に関する事務は、次のとおり行うものとする。

(1) 登録事項の変更

個人情報取扱事務登録変更(廃止)届出書(様式第1号)を作成し、個人情報取扱事務登録簿の差し替えを行う。

(2) 登録事項の廃止

個人情報取扱事務登録変更(廃止)届出書を作成し、当該廃止の届出に係る個人情報取扱事務登録簿を取り除く。

3 条例第7条第3項の規定により、「緊急かつやむを得ないとき」には、個人情報取扱事務登録簿又は登録変更(廃止)届出書を事後に提出することができるが、その場合には「備考」欄に理由等を記載する。

(思想等及び社会的差別の原因となる個人情報を収集する場合の手続)

第4条 条例第8条第2項の規定により、新たに、思想、信条及び信教に関する個人情報並びに社会的差別の原因となる個人情報を収集する場合において必要となる石橋地区消防組合情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)への諮問は、次のとおり行うものとする。

(1) 審査会への諮問が必要と判断した場合、回議書に個人情報取扱事務登録簿(案)又は個人情報登録変更(廃止)届出書(案)と諮問書を添えて諮問の手続きを行うものとする。

(2) 総務課は審査会を開催し、当該個人情報の保管等の必要性などを説明する。

(3) 当該個人情報の保管等を適当と認める答申を得たときは、個人情報取扱事務登録簿の提出又は登録事項の変更を行い、その後当該個人情報の保管等を行う。

(4) 当該個人情報の保管等を不適当と認める答申を得たときは、当該個人情報の保管等を行ってはならない。

(5) 総務課は、答申の内容を全実施機関に周知する必要があると認めるときは、その内容を全実施機関に通知する。

(本人以外の者から個人情報を収集する場合の手続)

第5条 条例第8条第3項第2号の規定により、本人以外の者から個人情報を収集する場合において本人同意が必要なときは、その同意を得る方法については、当該事務の性質に応じて次のいずれかの方法により行うものとする(ただし、第2号第3号及び第4号については、法令等に基づく申請等でない場合の方法とする。)

(1) 必要の都度、該当者に通知をして同意書の提出を求める。

(2) 届出、申請等の際、同意書の提出を求める。

(3) 登録簿、申請書等に本人以外の者からの収集についての同意欄を設け、別途署名又は押印を求める(様式第2号)

(4) 届出書、申請書等にあらかじめ同意条項を記載しておき、当該申請等と同意を一体として扱う(様式第3号)

(5) 口頭により同意を求める。ただし、同意を得たときは、同意を得た内容、年月日、担当者名等を記録しておくものとする。

2 条例第8条第3項第8号の規定により、本人以外の者から個人情報を収集する場合において必要となる審査会への諮問は、前条の規定に準ずる。

(保有個人情報の目的外利用及び外部提供の制限)

第6条 保有個人情報の目的外利用及び他の実施機関への外部提供(以下「目的外利用」という。)は、総務課で行うものとする。

2 個人情報の目的外利用を行う場合において条例第9条第2号の規定により本人の同意が必要なときは、その同意を得る方法については、当該事務の性質に応じて次のいずれかの方法により行うものとする。

(1) 必要の都度、該当者に通知をして同意書の提出を求める。

(2) 届出、申請等の際、同意書の提出を求める。

(3) 登録簿、申請書等に目的外利用等についての同意欄を設け、別途署名又は押印を求める(様式第2号)

(4) 届出書、申請書等にあらかじめ同意条項を記載しておき、当該申請等と同意を一体として扱う(様式第3号)

(5) 口頭により同意を求める。ただし、同意を得たときは、同意を得た内容、年月日、担当者名等を記録しておくものとする。

3 条例第8条第7号の規定により、目的外利用等をする場合において必要となる審査会への諮問は、第4条の規定に準ずる。

(保有個人情報の開示、訂正及び利用停止についての相談及び案内)

第7条 保有個人情報の開示、訂正及び利用停止(以下「開示等」という。)についての相談及び案内開示等を請求しようとする者が訪れた場合、請求者の求める自己情報の内容及び請求の内容を具体的に聴取し、また、他の制度等による閲覧等の手続きが定められているものについては、その旨説明し、他の制度等による閲覧等で対応できるときは、当該閲覧等で対応し、条例で対応すべきときは、請求する個人情報の内容を特定する。

なお、開示等の請求を受けるまでもなく、開示、訂正及び利用停止が可能なときはその対応をする。

(保有個人情報開示請求書等の受付)

第8条 保有個人情報開示請求書、保有個人情報訂正請求書及び保有個人情報利用停止請求書(以下「請求書」という。)は総務課において受付けるものとする。

(請求書の受付事務)

第9条 請求書の受付に係る事務は、次により行うものとする。

(1) 保有個人情報の特定に必要な事項の聴取

個人情報取扱事務登録簿及び個人情報登録変更(廃止)届出書をもとに、請求者が求める自己情報の内容を十分に聴取する。

(2) 保有個人情報の有無の確認

請求者の求める内容に沿う個人情報が存在するかどうかを確認し、当該情報が存在する場合は、その保有個人情報又は保有個人情報が記録された文書等の名称又は内容の概略を請求者に伝える。

(3) 不存在等の場合の対応

個人情報の不存在が明らかになった場合は、その旨説明し、条例第17条に基づく請求をしないよう理解を求める。ただし、求めに応じなくても請求書の受付の拒否はしない。

結果として、当該請求がなされた場合には、当該請求者に対して開示等の決定ができない旨「個人情報の不存在について」(様式第6号)により通知するものとする。

また、請求の受付時に保有個人情報が特定できなかった場合において、受付後に対象個人情報の不存在が明らかになった場合には、開示等の決定ができないので、請求者に対して第一義的には、請求の取下げを要請するものとする。請求の取下げがなされない場合には、当該請求者に対し、「個人情報の不存在について」(様式第6号)により開示等の決定ができない旨を通知するものとする。この場合、個人情報の不存在について、請求者に理解が得られるよう十分説明に努めるものとする。また、請求の趣旨に沿って情報提供等が可能な場合については、その旨を併せて通知し、請求者の利便を図るよう努めるものとする。

(4) 本人確認

自己情報の開示の請求権を有する者は、本人及びその代理人に限られているため、請求と同時に本人又はその代理人であることを厳格に確認する必要がある。本人確認は、別表「開示、訂正等の請求及び実施の際における本人確認方法」により行う。

(5) 請求書の記載内容の確認及び補正の指導

請求者の求める自己情報が存在するときは、当該請求者から請求書の提出を求める。

請求書の提出を受けたときは、記載内容を確認し、請求書に必要事項が記載されていない、又は誤りなどがある場合には、請求書の補正を求める。

(6) 請求書の受付

請求書の受付は、請求書に収受印を押印の上コピーし、控えとして請求者に交付する。

(7) 受付の際の説明

請求書の受付をしたときは、請求者に「個人情報開示等についてのご説明」(様式第4号)を交付するとともに、その内容について請求者に十分説明をするものとする。

(8) 保有個人情報開示・訂正等請求処理状況調書への記載

請求書を受付したときは、その請求内容を「保有個人情報開示・訂正等請求処理状況調書」(様式第5号。以下「処理状況調書」という。)に記載するものとする。

(開示の可否の決定に関する事務)

第10条 開示の可否の決定及び通知に関する事務については、次のとおりとする。

(1) 請求書の収受

請求書の送付を受けた場合は、石橋地区消防組合文書取扱規程(平成14年石橋地区消防組合訓令第1号)に定める収受の手続きを行うものとする。

(2) 個人情報の検索

請求書の内容を確認の上、当該請求書に係る保有個人情報を検索する。

(3) 個人情報の内容の検討

請求に係る保有個人情報が条例第16条各項に該当するか否かについて十分検討する。この場合、請求に係る保有個人情報に本人及び石橋地区消防組合(以下「組合職員」という。)以外の第三者に関する保有個人情報が記録されているときは、必要に応じて保有個人情報開示請求に関しての意見照会書により当該第三者に照会し、原則として開示請求に係る保有個人情報開示に関しての意見書により回答を求め慎重に検討する。

また、非開示とする場合には、当該非開示の決定に対して、審査請求や訴訟が提起される場合も予想されるため、慎重に検討するとともに、非開示の理由を明確にしておく必要がある。

(4) 内部調整

請求に対する可否を判断する場合には、次のとおり内部調整を行うものとする。

 必要に応じて、石橋地区消防組合全体で調整する。

 請求に係る情報の内容に応じて、石橋地区消防組合情報公開・個人情報保護調整委員会において調整する。

(5) 開示の可否の決定

請求に対する開示の可否の決定は、次のように行う。

 開示の可否の具体的な決定は、それぞれの実施機関の事務専決規程等が定めるところによる。

組合職員にあっては、石橋地区消防組合事務決裁規程(平成2年石橋地区消防組合訓令第5号)により、課長の専決事項とされているため、原則として課長専決となる。

 請求に係る保有個人情報にあらかじめ、「秘」等開示、非開示の区分が記載されている場合でも、当該情報を再検討し決定する。

 請求書を収受した後、条例第18条の各号に該当することが明らかになった場合又は請求書の記載内容に不備があり補正を求めても応じない場合には、非開示の決定をする。

 開示の可否の決定は、やむを得ない理由がある場合を除き、所管課が請求書を収受した日から起算して15日以内に行わなければならないので、決定事務は迅速に処理する。

 開示の可否の決定の決裁に当たっては、次の書類を起案文書に添付する。

(ア) 保有個人情報開示決定通知書、保有個人情報部分開示決定通知書又は保有個人情報非開示決定通知書の案

(イ) 請求書、処理状況調書

(ウ) 請求に係る保有個人情報の写し。ただし、部分開示の決定をするときは、非開示部分がわかるように印を付け、当該情報の写しが大量となるときは、その概要を添付する。

(エ) その他可否の決定の参考となる資料

 15日以内に可否の決定ができない場合は、決裁手続を経て、延長の決定を行う。この場合、請求者に15日以内に開示等決定期間延長通知書(保有個人情報開示請求)を送付する。

(6) 決定通知等

請求に対する可否の決定をしたとき又は可否の決定を延長するときは、決定通知書又は延長通知書を開示等請求者に通知するものとする。

(7) なお、第三者から意見を聴取した場合には、当該第三者に保有個人情報開示決定結果通知書により通知する。

(8) 開示の準備

(開示の実施に係る事務)

第11条 開示の実施の事務については、次のとおりとする。

(1) 請求者の確認

「開示、訂正等の請求及び実施の際における本人確認方法」により証明書類及び決定通知書の提示を求め、請求者本人であることを確認する。

(2) 開示の実施

 保有個人情報の開示は、決定通知書により指定した日時及び場所において行う。

 保有個人情報の開示は、原則として、原本の閲覧又はその写しの交付であるが、条例第25条第1項第2号の規定により、磁気テープ等にあっては出力し文書化(プリント・アウト)したものによるほか、次の理由がある場合には、あらかじめ原本を複写したものにより行う。

(ア) 開示することにより保有個人情報を汚損又は破損するおそれがあるとき。

(イ) 部分開示を行う場合で、開示しない部分を除いて開示するとき。

(ウ) 日常の業務に頻繁に使用する保有個人情報で、開示することにより業務に支障を及ぼすおそれがあるとき。

(3) 費用の徴収

(4) 開示の場合

開示の場合、請求にかかる情報の開示の指定をした場所に持参し、閲覧に供するものとする。この場合に、原則として、開示に立会い、開示請求者の求めに応じて必要な説明を行うものであるが、開示請求者が情報の写しの交付のみを請求している場合であって、当該情報の内容の理解が容易で説明を要しないと判断されるときは、開示に立会わなくてもよいものとする。

(個人情報の訂正及び利用停止)

第12条 個人情報の訂正(削除及び追加を含む。)及び利用停止(以下「訂正等」という。)に係る事務は、次の各号に掲げるほか、前条の規定を準用する。

(1) 請求書の受付

 保有個人情報訂正請求書の記載内容の確認

保有個人情報訂正請求書の「訂正請求に係る個人情報を特定するために必要な事項」及び「訂正請求の内容」の欄にその箇所、内容を記載してもらうとともに、請求の内容が事実に合致することを証明する書類の提出を求めるものとする。

 訂正請求内容の記載例

訂正の場合

・○○台帳に記載の経歴に誤りがある。

訂正前 ○○大学○○学部修士課程卒業

訂正後 ○○大学○○学部博士課程卒業

(2) 訂正等の可否の決定

 訂正の請求

訂正の請求があった場合には、請求者から提出された「請求の内容が事実に合致することを証明する書類」をもとに、次の事項について慎重に検討する。

(ア) 訂正を請求された個人情報の記録が、「事実の記録」に該当するか否かを判断し、事実の記録であると認めたときは、当該記録についての正誤を確認する。

(イ) 訂正を請求された個人情報の記録について、訂正する必要があるか否かを確認する。

(ウ) 事実の記録の誤りを確認し、訂正する必要があると認めたときは、訂正する方法(修正、追加、削除の別)及び訂正する内容を検討する。

 削除の請求

訂正の請求と同様に次の事項について、慎重に検討する。

(ア) 削除を請求された個人情報の記録について、当該記録の保管等が事務の目的達成に必要かつ最小限の範囲内で行われたか否かを確認する。

(イ) 削除を請求された人種、民族等に関する個人情報の記録について、当該記録の保管等が例外的に可能なものであるか否かを確認する。

(ウ) 削除を請求された個人情報の記録について、当該記録が目的を明らかにして、本人から直接収集したものか否かを確認する。

(エ) 削除を請求された個人情報の記録について、当該記録が本人以外から収集したものである場合、例外的に本人以外から収集することが可能であるものか否かを確認する。

(オ) 削除を請求された個人情報の記録について、必要があるか否かを確認する。

(カ) 削除する方法(消去、抹消、廃棄の別)及び削除する内容を検討する。

 利用停止の請求

訂正及び削除の請求と同様に次の事項について、慎重に検討する。

(ア) 目的外利用等の中止(以下「中止」という。)を請求された個人情報について、目的外利用等をしているか否かを確認する。

(イ) 中止を請求された個人情報について、当該目的外利用等が例外的に可能なものであるか否かを確認する。

(ウ) 中止を請求された個人情報について、必要があるか否かを確認する。

(エ) 不適法な目的外利用等を確認し、中止する権限があると認めたときは、中止する方法及び中止する内容を検討する。

(3) 訂正等の実施

 訂正等の実施

訂正等(一部の訂正等を含む。以下同じ。)をすることと決定したときは、速やかに当該訂正等を行わなければならない。

 請求者への通知

訂正等はその決定後直ちに行うものであることから、訂正等をすることと決定したときの決定通知書は、原則として、当該訂正等の実施後に請求者へ送付する。

なお、訂正又は削除をした場合は、その実施前と実施後の個人情報を記録した情報の写しを添付し、訂正又は削除したことの確認に資する。

(審査請求があった場合)

第13条 個人情報の開示、訂正等の可否の決定に関する審査請求に係る事務は、次に掲げる例による。

(1) 審査請求書の受付

個人情報の開示、訂正等の可否の決定に関する審査請求は、当該審査請求人に個人情報開示等審査請求書の提出を求める。

(2) 審査会への諮問

 審査会への諮問手続き

審査会への諮問は、情報公開・個人情報保護審査諮問書(様式第7号)により行うが、決裁手続を経た上で、次の書類を添えて審査会の開催を依頼する。

(ア) 個人情報開示等審査請求書の写し

(イ) 審査請求に係る開示等請求書の写し

(ウ) 審査請求の対象とされた個人情報(部分開示等・非開示等)決定通知書の写し

(エ) その他当該審査請求について参考となる資料

 審査請求人への通知

審査会に諮問をした場合は、速やかに情報公開・個人情報保護審査会審査諮問通知書を当該審査請求人に送付する。

(3) 裁決内容の通知

審査請求に対する裁決を行ったときは、保有個人情報開示等審査請求裁決通知書(様式第8号)を当該審査請求人に送付する。

(その他)

第14条 この要領に定めるもののほか、必要な事項は管理者が別に定める。

この訓令は、平成23年10月1日から施行する。

(平成28年訓令第4号)

この訓令は、公布の日から施行する。

別表(第9条関係)

開示、訂正等の請求及び実施の際における本人確認方法

【第1開示、訂正等の請求の際の本人確認】

条例第17条に規定する個人情報の開示、訂正等の請求の際の本人確認の方法は、次のとおりとする。

1 本人確認の内容

請求書の受付に当たり、次の事項を確認する。

(1) 提出又は提示された書類により証明されている本人と請求者が同一人であること。

(2) 請求の対象となる個人情報が当該請求を行っている本人に係る個人情報であること。

2 本人確認のための書類

本人確認のために提出又は提示しなければならない書類は、次に掲げる書類のいずれかとする。

(1) 自動車運転免許証

(2) 旅券

(3) 官公庁の発行する身分証明書

(4) 海技免状

(5) 電気工事士免状

(6) 無線従事者免許証

(7) 猟銃・空気銃所持許可証

(8) 毒物劇物営業許可証

(9) 国民健康保険被保険者証

(10) 船員保険被保険者証

(11) 国民年金手帳

(12) 恩給証書

(13) 船員手帳

(14) 共済組合員証

(15) 印鑑登録証明書及び印鑑

(16) 宅地建物取引主任者証

(17) 国民年金・厚生年金等の年金証書

(18) その他本人であることを証すると認める書類

3 注意事項

本人確認のための書類に関し、次の事項に注意する。

(1) 戸籍謄本や住民票の写しなど本人以外の者でも取得できるものは、該当しない。

(2) 婚姻等によって、実施機関が保有している個人情報に記録されている氏名と開示、訂正等の請求の際の氏名が異なる場合は、旧姓等が確認できる書類の提出又は提示を求める。

(3) (18)の書類とは、(1)から(17)に掲げる書類が更新中の場合に交付される仮証明書や引換証類等により実施機関が総合的に勘案して書類の所持者が本人であると判断できるものをいう。

4 本人確認の方法

(1) 自動車運転免許証など官公庁が発行する写真の貼付された書類により本人確認ができるときは、請求者の写真と照合して確認する。

(2) 上記(1)の書類以外の書類によるときは、複数の書類の提出又は提示を求める。この場合、複数の書類の提出又は提示ができないときには、実施機関で承知している本人に関する情報(家族の状況等)を請求者に聴く方法、請求書に記載された住所に照会の文書を送付し、回答書を持参することにより確認する方法など適切な方法を併用して、本人確認を行う。

5 提出書類の写しの確保

提示された書類により本人確認を行ったときは、本人の了解を得た上で、提示された書類の写しを取る。

なお、当該写しは、開示の実施の際の本人確認の補完書類とする。

6 法定代理人、保佐人又は補助人の請求

法定代理人、保佐人又は補助人からの請求の受付に当たっては、法定代理人、保佐人又は補助人自身の身分を明らかにする書類のほか、本人が未成年者又は成年被後見人であること及び請求者が親権者又は未成年後見人、保佐人又は補助人であることを明らかにする書類(戸籍謄本、健康保険被保険者証、後見開始審判書等)の提出又は提示を求め、本人確認を行う。

7 任意代理人の請求

任意代理人からの請求の受付に当たっては、任意代理人自身の身分を明らかにする書類のほか、本人の印鑑登録証明書及び当該印鑑を押印した委任状又は代理人選任届等の提出を求め、本人確認を行う。

【第2 開示の実施の際の本人確認】

個人情報の開示の実施の際の本人確認の方法は、次に掲げる事項のほか、第1の開示、訂正等の請求の際の本人確認の例による。

1 本人確認の内容

開示の実施に当たり、提示された書類により証明されている本人と開示を受ける者(請求者)が同一人であることを確認する。

2 本人確認のための書類

本人確認のために提示しなければならない書類は、第1の2に掲げる書類及び開示を受ける者が持参する個人情報開示決定通知書又は個人情報部分開示決定通知書とする。

3 本人確認の方法

本人確認の方法は、第1の3に準じて上記2の書類により行うが、この場合、開示請求の際に提出された書類及び提示された書類の写しを本人確認の補完書類とする。

4 任意代理人への開示

任意代理人の資格について、開示請求の際の委任状又は代理人選任届等に開示を受ける代理権が含まれていない場合は、改めて開示を受ける代理権を証明する委任状又は代理人選任届等を求める。

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石橋地区消防組合個人情報保護条例事務取扱要領

平成23年4月1日 訓令第6号

(平成28年4月1日施行)